Mailbox Bewertungen 2026. Ist mailbox.org good or bad on providing Email services?

📄 Redaktionelle Bewertung

(3*) 🔧 Dienstleistungen: Email
mailbox.org ist ein deutscher Anbieter für sichere E-Mail und Collaboration, der deutlich eher wie eine datenschutzfreundliche Alternative zu Microsoft 365 oder Google Workspace funktioniert als wie ein klassischer Webhoster. Der Service wird von der Heinlein Group in Berlin betrieben, deren Team über mehr als 30 Jahre Erfahrung mit Linux, Mail-Systemen und Secure Hosting verfügt und über 150 Mitarbeitende in Consulting-, Academy- und Hosting-Aktivitäten hinweg beschäftigt.

Die Marke selbst läuft seit 2014 und ist direkt aus der Post-Snowden-Debatte über Überwachung hervorgegangen. Über die Zeit entwickelte sie sich von einer „sicheren Mailbox" zu einer vollständigen Kommunikationsplattform: E-Mail-Hosting, Kalender, Kontakte, Aufgaben, Online-Office, Cloud-Speicher, Videomeetings und zentrale Administration für Teams, Organisationen und öffentliche Einrichtungen.

Für Privatnutzer und Familien bietet mailbox.org drei Kernpläne: Light, Standard und Premium. Alle sind vollständig werbe- und trackingfrei, mit starkem Fokus auf Datenschutz und Verschlüsselung. Selbst der kleinste Tarif enthält IMAP/POP3-Zugang, ein modernes Webmail-Interface, grundlegende Groupware (Kalender und Adressbuch) sowie professionellen Spam-/Virenfilter. Die Tarife Standard und Premium ergänzen mehr Speicher, Drive-Cloudspace, Office-Kollaborationsfunktionen, Meet-Videokonferenzen sowie Familienaccounts mit gemeinsamer Administration und Custom Domains. Wegwerf-Adressen, Aliase und ein optionaler @secure.mailbox.org-Alias helfen, Tracking zu reduzieren und Identitäten getrennt zu halten.

Für Business-Kunden wird mailbox.org zu einer vollwertigen Mailhosting- und Collaboration-Plattform. Unternehmen, Schulen, NGOs und öffentliche Stellen können eigene Domains hosten, Mailbox-Quoten definieren, Groupware-Sharing konfigurieren, Videokonferenzen betreiben und Nutzer zentral verwalten. Drei Servicepakete (Silver, Gold, Platinum) bieten unterschiedliche Supportlevel und Admin-Komfort – von solidem Ticket-Support bis hin zu einer 24/7-Notfallhotline und einer festen Kontaktperson für Onboarding und laufenden Betrieb. Ein Admin-Modul sowie eine API geben IT-Teams oder Resellern enge Kontrolle über Domains, Postfächer, Policies und Automatisierung.

Über Mail hinaus ist die Plattform um ein eng integriertes Modulsystem aufgebaut:

• Mail – Sicheres IMAP/POP3 und Webmail, Aliase, Wegwerf-Adressen, externer POP3-Abruf, Zustellstatistiken sowie mehrstufiger Spam- und Virenfilter. PGP- und S/MIME-Verschlüsselung sind über Guard tief integriert, inklusive PGP-verschlüsseltem Postfach und eigenem HKPS-Keyserver. TLS-Checks, DNSSEC/DANE und strikte Transportverschlüsselung härten die Transportebene zusätzlich ab.
• Drive – Verschlüsselter Cloudspeicher mit 5 GB (Standard) oder 50 GB (Premium) inklusive und flexibler Erweiterung. Dateien können mit OX Drive-Clients auf Desktop und Mobilgeräten oder via WebDAV synchronisiert und mit Kollegen oder Familienmitgliedern geteilt werden.
• Office – Kalender, Adressbücher, Aufgabenverwaltung, Online-Dokumentbearbeitung (Text, Tabellen, Präsentationen), Notizen und Umfragen – alles in derselben Weboberfläche. Synchronisation mit nativen iOS- und Android-Apps ist Standard.
• Meet – Integrierte Videokonferenzen mit konfigurierbaren Raumlimits und Teilnehmerobergrenzen, geeignet für kleine Teams, Organisationen und Bildungseinrichtungen.
• EVAC – Eine Notfallkommunikations- und Kontinuitätsplattform, die Organisationen das Weiterkommunizieren ermöglicht, wenn die eigene Infrastruktur kompromittiert ist.

Ein kritischer Punkt: mailbox.org hostet keine Domains oder Webspace für Websites. Der gesamte Fokus liegt auf E-Mail- und Kommunikations-Workloads. Wer vollwertiges Webhosting (PHP, Datenbanken, Webspace) sucht, ist hier falsch; wer sichere, unabhängige Mail- und Groupware-Services will, ist sehr gut bedient.

Der Service und die öffentliche Website sind auf Deutsch und Englisch verfügbar, Preise werden in Euro (EUR) angezeigt, mit MwSt.-Behandlung abhängig vom Herkunftsland des Kunden.

💰 Preis Kosten

Die Preisgestaltung ist überraschend unkompliziert und wird bewusst im niedrigen bis mittleren Bereich gehalten – gemessen am Funktionsumfang und der Sicherheitsausrichtung.
Für Privatkunden (monatliche Abrechnung):

• Light – €1,00 / Monat
• Standard – €3,00 / Monat
• Premium – €9,00 / Monat

Für Business-Kunden existieren dieselben Light / Standard / Premium-Mailbox-Tiers als per-User-Produkte (bepreist mit €1 / €3 / €9 pro Nutzer / Monat netto), dazu kommen die Servicepakete:

• Silver – €25 / Monat netto: bis zu 50 Mailboxen, Admin-Konsole, E-Mail-Ticket-Support (9/5)
• Gold – €75 / Monat netto: bis zu 250 Mailboxen, mehr Forwarding-Ziele, 9/5 E-Mail- und Telefonsupport, persönlicher Kontakt fürs Onboarding
• Platinum – €250 / Monat netto: unbegrenzte Mailboxen, 9/5 Ticket- und Telefonsupport, plus 24/7 Notfallhotline für Admins

Alle Preise für Privataccounts inkludieren die MwSt. zum Satz des jeweiligen Landes, während Business-Preise netto angegeben sind.

Die Abrechnung ist prepaid. Kunden laden Guthaben ins Konto auf via: Banküberweisung / SEPA-Lastschrift / Kreditkarte (Visa, Mastercard, American Express) / PayPal / Bargeld per Post (nur Euro-Banknoten)
/ Bareinzahlung auf das Bankkonto des Anbieters.

Accounts bleiben dann so lange aktiv, wie das verfügbare Guthaben die gewählten Pläne abdeckt. Es wird deutlich darauf hingewiesen, nur so viel einzuzahlen, wie man auch nutzen möchte, da Guthaben in der Regel nicht erstattet werden.

Alle können mit einem kostenlosen 30-Tage-Test des gewählten Plans starten und alle Funktionen ausprobieren. Zusätzlich gibt es für Verbraucher ein gesetzliches 14-tägiges Widerrufsrecht: Kündigt ein Nutzer innerhalb dieses Fensters, werden Zahlungen nach europäischem Verbraucherrecht erstattet. mailbox.org formuliert dies jedoch nicht als marketingartige „30-Tage-Geld-zurück-Garantie"; nach Ablauf des Tests und Einzahlung von Guthaben ist das Modell klar Pay-as-you-go ohne routinemäßige Erstattung verbleibenden Prepaid-Guthabens.

Für Business-Kunden laufen Rechnungstellung und Zahlung auf traditionelleren Bedingungen (monatliche MwSt.-Rechnungen, Zahlung per Banküberweisung oder SEPA-Lastschrift, kurze Kündigungsfristen, flexible Up- und Down-Scaling-Optionen für Accounts und Speicher).

Insgesamt ist das Kosten-zu-Feature-Verhältnis stark, insbesondere für Nutzer, die Verschlüsselung, Drive, Office und Meet tatsächlich verwenden. Für reine „nur E-Mail"-Nutzer ist Light günstig, kommt aber bewusst mit reduziertem Support und ohne Drive-Speicher.

🏢 Rechenzentrum

mailbox.org betreibt alle Services auf eigener Infrastruktur in Deutschland, mit starkem Fokus auf nachweisbare Sicherheit und Datenschutz. Alle Dienste laufen auf den Servern des Unternehmens in redundanten Rechenzentren in Berlin, und Daten bleiben strikt innerhalb Deutschlands und der EU.

Wichtige technische und Compliance-Aspekte:

• Standort und Jurisdiktion
  • Alle produktiven Systeme und Storage befinden sich in Deutschland, primär in Berliner Rechenzentren.
  • Daten unterliegen vollständig dem deutschen Datenschutzrecht und der EU-DSGVO, was für Unternehmen und öffentliche Stellen mit klaren Compliance-Anforderungen ein zentraler Vorteil ist.
  • Es gibt kein routinemäßiges Offshoring in Drittstaaten; die Plattform ist ausdrücklich als EU-souveräne Alternative zu US-Hyperscalern positioniert.
• Redundanz und Resilienz
  • Services werden in redundanten Rechenzentren betrieben, mit mehreren Ebenen physischer und logischer Failover-Mechanismen.
  • Beim Drive-Speicher wird ausdrücklich von „doppelter Sicherheit an zwei Standorten" gesprochen, d. h. Dateien werden redundant an zwei getrennten Standorten gehalten.
  • Eine Self-Service-Backup-Funktion hält Snapshots der Nutzerdaten für etwa sieben Tage, sodass Nutzer nach versehentlichem Löschen zurückrollen können. Dies wird ohne vertragliche Garantie angeboten, ist aber ein pragmatisches Sicherheitsnetz zusätzlich zu lokalen Backups.
• Sicherheitszertifizierungen und Audits
  • mailbox.org besitzt eine BSI-C5-Zertifizierung, den Cloud-Sicherheitsstandard des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik; das signalisiert, dass Kontrollen und Prozesse gegen einen sehr detaillierten Sicherheitskatalog auditiert wurden.
  • Der Anbieter verweist zudem auf Zertifizierungen nach etablierten Informationssicherheitsstandards und betont regelmäßige Audits. Zusammen mit dem Label „Software hosted in Germany" ist das klar auf compliancegetriebene Kunden ausgerichtet.
• Technische Härtung
  • Die Plattform basiert auf Linux und Open-Source-Software, mit umfassend gehärteten Konfigurationen und sicherheitsorientiertem Design.
  • Der Transport ist, wo verfügbar, durch TLS 1.3 geschützt, ergänzt durch DNSSEC, DANE, strikte TLS-Checks und HSTS-ähnliche Policies.
  • Spam- und Virenschutz erfolgt über mehrstufige Filterung auf Gateway- und Postfach-Ebene.
  • Verschlüsselungsoptionen umfassen PGP und S/MIME direkt im Webmail-Client, ein PGP-verschlüsseltes Postfach sowie einen dedizierten Keyserver. Multi-Faktor-Authentifizierung wird über Einmalpasswörter und 2FA unterstützt.
• Uptime-Garantie
  • Die AGB sichern eine durchschnittliche Verfügbarkeit von 99,9% pro Kalendermonat zu, was einer professionellen Mailhosting-SLA entspricht.
  • Die Verantwortlichkeit ist klar bis zur Edge des Provider-Netzes definiert; Konnektivitätsprobleme darüber hinaus liegen außerhalb der SLA, was Standardpraxis ist.
• Energie und Nachhaltigkeit
  • Sowohl die Berliner Rechenzentren als auch die Unternehmensbüros werden mit Strom aus erneuerbaren Quellen betrieben.
  • Geschäftsreisen werden minimiert oder soweit möglich auf Bahn und lokales Carsharing verlagert, unvermeidbare Flüge werden über anerkannte Klimaprojekte kompensiert.

Aus Infrastruktur- und Compliance-Sicht liegt mailbox.org deutlich über dem typischen „E-Mail mit Webspace"-Host. Es wirkt eher wie ein spezialisierter europäischer Cloudanbieter, der sich bewusst auf sichere Kommunikation konzentriert.

✍️ Kundendienst

Der Support ist nach Tarif und Kundensegment strukturiert.
Für Privataccounts:

• Alle Nutzer haben Zugriff auf eine umfassende Wissensdatenbank und ein sehr aktives User-Forum, das bereits einen großen Teil typischer Konfigurations- und Migrationsfragen abdeckt.
• Light-Kunden erhalten eingeschränkten Support: Hilfe bei Vertragsfragen, Kontoguthaben und Passwort-Resets, aber kein vollständiges Troubleshooting auf Anwendungsebene.
• Standard-Nutzer erhalten Standard-Support per E-Mail, mit einem typischen Ziel von Antworten innerhalb von 48 Stunden an Werktagen.
• Premium-Nutzer profitieren von priorisiertem Support mit Zielantworten innerhalb von 24 Stunden an Werktagen sowie Telefon-Support per Rückruf an Werktagen zwischen 9:00 und 18:00 (deutsche Zeit).

Dieses Modell richtet sich an privacy-orientierte Power-User, die die Basics beherrschen und Standard wählen, während Premium für Nutzer gedacht ist, die Telefonzugang und schnellere Turnaround-Zeiten wünschen.
Für Business-Kunden wird Support deutlich strukturierter und „enterprise"-näher:

• Je nachdem, ob sich eine Organisation für Silver, Gold oder Platinum entscheidet, kann der Admin auf Folgendes bauen:
  • 9/5 E-Mail-Ticket-Support
  • 9/5 Telefonsupport (Gold und Platinum)
  • Einen persönlichen Ansprechpartner für Onboarding und laufende Beratung (Gold und Platinum)
  • Eine 24/7 Notfallhotline für Platinum-Kunden, sodass kritische Mail- und Kommunikationsumgebungen rund um die Uhr eskaliert werden können.
• mailbox.org positioniert sich als Partner bei Migrationen:
  • Ein dedizierter Kontakt unterstützt bei der Planung des Umzugs von bisherigen Providern (Gmail, Microsoft 365, On-Prem Exchange usw.).
  • Ein professioneller Migrationsservice (Audriga) kann genutzt werden, um Mails, Kontakte, Kalender und Drive-Daten mit minimaler Unterbrechung zu migrieren.

Administratoren erhalten zudem Zugang zu 2nd/3rd-Level-Support, und größere Kunden können optional unter bestimmten Preismodellen 1st-Level-Support für ihre Nutzer auslagern.

In der Praxis ist der Support klar auf technisch versierte Nutzer und Organisationen zugeschnitten, die strukturierte Service Levels, klare SLAs und kompetente Linux-/Mail-Spezialisten schätzen statt generischer Callcenter-Skripte. Für casual Free-Mail-Nutzer kann das Modell strikter wirken, für privacybewusste Power-User und Organisationen ist es jedoch sehr passend.

🔨 Systemsteuerung

Statt cPanel, Plesk oder einem typischen Webhosting-Dashboard basiert mailbox.org auf einem eigenen Portal auf Basis der Open-Xchange (OX) App Suite. Alles Wichtige passiert in dieser Umgebung.

Für Endnutzer ist das Webportal der Ort, an dem sie:

• E-Mails lesen und verfassen, über ein modernes, tab-basiertes Webmail mit Undo-Send und starkem Spamfilter.
• Kalender, Kontakte und Aufgaben verwalten, inklusive Sharing mit Teams, Familien oder Abteilungen.
• Auf Drive-Speicher zugreifen, Dokumente, Tabellen und Präsentationen direkt im Browser bearbeiten und mit anderen teilen.
• Meet-Videokonferenzen beitreten oder hosten.
• Persönliche Einstellungen anpassen: Spamfilter, Blacklists/Whitelists, 2FA, Guard-Verschlüsselung, Signaturen, Themes und mehr.

Die Oberfläche ist in mehreren Sprachen verfügbar (nicht nur Deutsch und Englisch, dank der OX-Lokalisierung) und integriert sich eng mit Mobile- und Desktop-Apps via IMAP, CalDAV, CardDAV und OX-Drive-Clients.

Für Administratoren und Reseller ist die Admin-Konsole die zentrale Steuerungsebene:

• Domains, DNS-bezogene Einstellungen für Mail, Mailboxen, Aliase und Forwarding-Regeln verwalten.
• Speicherquoten, Drive-Speicher und Feature-Toggles zuweisen und anpassen (z. B. wer Meet nutzen darf, wer Drive hat, welche Mailboxen Backup aktiviert haben).
• User-Gruppen und Groupware-Sharing-Regeln definieren.
• Backup- und Snapshot-Einstellungen, Self-Service-Recovery-Optionen und Security-Policies (2FA, Spam-Handling, Blacklists usw.) steuern.
• mailbox.org über eine dokumentierte API in bestehende Systeme integrieren – für Automatisierung und Reseller-Szenarien.

Familienaccounts und kleine Teams nutzen eine vereinfachte Variante dieser zentralen Admin, während größere Business-Accounts den vollen professionellen Featureumfang erhalten.

Zusammengefasst ist das „Control Panel"-Konzept bei mailbox.org nicht auf Website-Hosting ausgelegt, sondern darauf, feingranulare Kontrolle über Mail und Collaboration mit einer modernen, konsistenten UI und starker Security-Tooling zu ermöglichen.

🎯 Fazit

mailbox.org ist ein Spezialanbieter: Es macht eine Sache – sichere, datenschutzfreundliche Kommunikation – und das mit ungewöhnlicher Tiefe und Transparenz. Stärken

• Starker Privacy- und Security-Fokus: deutsche Jurisdiktion, DSGVO-Compliance, BSI-C5-Zertifizierung, umfangreiche Verschlüsselungsoptionen und gehärtete Infrastruktur.
• Reifes Feature-Set: E-Mail-Hosting mit Aliassen und Custom Domains, integrierter Drive-Speicher, Online-Office-Suite, Videokonferenzen und strukturierte Admin-Tools.
• Klare Positionierung als unabhängige Alternative zu Big-Tech-Mail- und Collaboration-Plattformen, mit Open-Source-Technologien und transparenten Policies.
• Professionelles Business-Angebot: flexible Per-User-Preise, zentrale Admin-Konsole, Migrationssupport, API und optional 24/7-Notfallhotline für ernsthafte Workloads.
• Umweltbewusster Betrieb mit grünem Strom und zurückhaltenden Reisepraktiken.

Mögliche Nachteile

• Kein Webspace oder klassisches Webhosting – nicht geeignet, wenn jemand Website und E-Mail beim selben Anbieter hosten will.
• Das Prepaid- und nicht erstattungsfähige Guthabenmodell erfordert etwas finanzielle Disziplin und spricht Nutzer weniger an, die reines Pay-as-you-go mit einfachen Refunds gewohnt sind.
• Voller Telefonsupport ist Privatkunden nur im Premium-Tarif und Business-Kunden in höheren Stufen vorbehalten; Light- und Standard-Nutzer stützen sich stark auf Knowledge Base, Forum und E-Mail-Support.
• Der Funktionsumfang kann komplexer wirken als bei Mainstream-Free-Mail-Services, insbesondere für Nutzer, die nur einen sehr einfachen Posteingang brauchen.

Für privacy-orientierte Einzelpersonen, Familien, technisch versierte Freelancer, NGOs, Schulen und KMU, die eine robuste Alternative zu den großen US-Plattformen mit Servern fest in Deutschland suchen, ist mailbox.org eine sehr überzeugende Option. Wer primär günstiges All-in-One-Webhosting mit etwas Mail „nebenbei" möchte, ist bei anderen Anbietern besser aufgehoben.

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